Кабінет Міністрів України Постановою від 27.11.2019 р. № 1084 дав офіційний старт електронному обліку трудової діяльності та перехід на електронний облік трудової діяльності працівника в електронній формі.
Спочатку нагадаємо основні поняття трудового або страхового стажу, які використовуються для обліку трудової діяльності. Термін «страховий стаж» введено Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV (далі - Закон), який набрав чинності з 1 січня 2004 року. З цього моменту поняття «трудовий стаж» заміняється поняттям «страховий стаж» та є одним із основних факторів, що впливають на розмір майбутньої пенсії. Під поняттям «загальний трудовий стаж» розуміється сумарна тривалість роботи робітником або службовцем, або участь в іншій суспільно корисній діяльності, якщо їх включення у трудовий стаж передбачено чинним законодавством. Спеціальний трудовий стаж — це тривалість роботи у певних галузях народного господарства, у певних умовах праці, у визначених місцевостях чи природно-кліматичних умовах, за професіями, посадами. Спеціальний трудовий стаж враховується при призначенні пенсії за віком на пільгових умовах, а також пенсії за вислугу років (науковці, вчителі, медики тощо). Відповідно до ст. 48 КЗпП та п. 1.1 Інструкції № 58 основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка. Їх ведуть на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. До трудової книжки заносяться, зокрема, відомості про роботу. Страховий стаж — період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок. Страховий стаж обчислюється відповідно до вимог Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку — на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом.
Електронний облік трудової діяльності згаданою вище постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084 затвердив «Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» та визначає механізм організації.
Акцентуємо увагу на основних його положеннях.
1.Основна мета. Облік трудової діяльності ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством. Такі дані можливо буде отримати в електронній формі. Їх не потрібно буде підтверджувати довідками чи якимись додатковими документами.
2.Згода на обробку даних. Для того щоб запустити облік трудової діяльності працівника, такий працівник має надати згоду на обробку даних, в електронній формі. Якщо такі повноваження він делегує роботодавцю (страхувальнику), то згода має бути оформлена у вигляді окремого документа. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником. Якщо ж відомості про трудову діяльність працівник подає особисто, то надання згоди на обробку персональних даних здійснюється шляхом проставляння відмітки про надання такого дозволу в електронному кабінеті застрахованої особи на веб - порталі електронних послуг ПФУ.
Дані відомості про трудову діяльність працівника будуть зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Інформація про трудову діяльність працівника, яка включається до Реєстру
1. Відомості, що дають змогу ідентифікувати особу унікальний номер персональної облікової картки у Реєстрі ЗО; прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи на момент подання відомостей до ПФУ; дата народження; реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім осіб, які мають відмітку у паспорті про відмову); стать; унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості (за наявності); місце проживання; засоби зв’язку (номер телефону, адреса електронної пошти)
2. Відомості про періоди трудової діяльності податковий номер та найменування страхувальника; рік, за який унесено відомості; період трудових відносин; професійна назва роботи; назва посади із зазначенням структурного підрозділу; відомості про прийняття на роботу, присвоєння/зміну/позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення; інформація про основне місце роботи; освіта.
3. Дані про особливі умови праці, що дають право на пільги номер списків (розділ, підрозділ) виробництв, робіт, професій, посад і показників; результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта; повна/неповна зайнятість; кількість відпрацьованих працівником календарних днів (годин) за відповідний місяць, зокрема в особливих умовах праці, що дають право на пільги.
4. Закордонний стаж. Інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів.
Порядок надання відомості до Реєстру ЗО.
Відомості про трудову діяльність працівника будуть подаватись через веб- портал електронних послуг ПФУ. Такі відомості матиме змогу подати сам працівник через особистий електронний кабінет застрахованої особи або роботодавець. Подавати потрібно буде документи передбачені законодавством, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості можуть бути подані також в о цифрованому вигляді (у вигляді бази даних).
Які документи буде подавати роботодавець. Інформацію про трудову діяльність — це трудова книжка, тобто її скан-копію потрібно буде надіслати в електронному вигляді до веб - порталу ПФУ. Крім того, потрібно буде надати скан-копії документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637. Вони мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів.
Оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів буде здійснювати відповідальна особа органу ПФУ шляхом доповнення персональної облікової картки в Реєстрі ЗО інформацією, наявною в сканованих копіях документів. Якщо працівник ПФУ виявить, що в трудовій книжці відсутні необхідні записи або неправильні чи неточні дані про періоди роботи, або знайде інші розбіжності (зокрема, за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 року за даними Реєстру ЗО), то застрахованій особі через її електронний кабінет буде направлятись відповідне повідомлення.
Ці дані можна буде відкоригувати.
Інформацію яку зможуть отримати з Реєстру ЗО роботодавці (страхувальники) у вигляді таких довідок: довідка про трудовий та страховий стаж; довідка ОК-7.
Інформація про працівника та набутий ним стаж роботи, освіту, кваліфікацію, що містить відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, дату його народження, надається тільки особі, якої такі відомості стосуються.
